Ciągłe doskonalenie według filozofii KAIZEN

Kaizen – ciągłe doskonalenie

Kaizen to jedna z najbardziej popularnych metodyk usprawniania procesów. Stosowana jest w coraz większej liczbie organizacji, bez względu na ich specyfikę, wielkość czy branżę. Kaizen bazuje na idei ciągłego doskonalenia opierającej się na eliminacji marnotrawstwa. Marnotrawstwo (po jap. Muda , czyli inaczej strata) to każda czynność, która wymaga nakładów pracy, a nie tworzy żadnej wartości. Kaizen skupia się na drobnych działaniach stopniowo i systematycznie usuwając marnotrawstwo z procesu. 

Dowiedz się więcej o marnotrawstwie i jego rodzajach czytając artykuły:

Model 3M – czym jest marnotrawstwo i jak je eliminować?

Z dekalogu Leanowca: Po dziewiąte ,,nie obwiniaj”

Choć Kaizen to najbardziej rozpoznawalny symbol ciągłego doskonalenia wywodzący się z Japonii, to idea ta była mocno zakorzeniona już znacznie wcześniej w przemyśle amerykańskim,  czego przykładem było zastosowane w latach 40. XX wieku metody szkoleń doskonalących TWI (Training Within Industries). W TWI zaproponowano przedsiębiorstwom doskonalenie z wykorzystaniem małych kroków i promowanie ciągłego rozwoju poprzez zachęcanie pracowników do tworzenia pomysłów ulepszających proces.

Co to jest Kaizen?

W dosłownym tłumaczeniu z języka japońskiego słowo kaizen oznacza zmianę na lepsze, ponieważ „kai” oznacza zmianę, a „zen” oznacza dobro. Ja tłumaczę to „dobra zmiana”, ponieważ są to obecnie najbardziej popularne słowa w Polsce. Możemy też spotkać się z określeniami, że jest to niekończące się poszukiwanie doskonałości we wszelkich aspektach funkcjonowania organizacji. Idee tę można również bardzo prosto zastosować w życiu codziennym.

Czym więc jest Kaizen? Kaizen jest metodą polegającą na ciągłym usprawnianiu procesu poprzez minimalizowanie zasobów potrzebnych do produkcji czy też realizacji usług, pozwalając jednocześnie na poprawę jakości procesów, produktów i usług. Wykorzystanie metody Kaizen jest bardziej intuicyjne i zrozumiałe dla pracowników, bo opiera się na wprowadzaniu zmian małymi krokami i po niskich kosztach. Stoi na przeciw radykalnym zmianom, które są wprowadzane natychmiast oraz wymagają dużych nakładów inwestycyjnych i budzą w pracownikach lęk o zachowanie miejsc pracy. 

Wszelkiego rodzaju duże zmiany bardzo często powodują lęk, który blokuje kreatywność. Zastosowanie metody małych kroków pozwala ten lęk znacząco zredukować, bo nie zmienia ona wielu obszarów na raz i łatwiej pracownikowi jest te zmiany zaakceptować. Przy dłuższym funkcjonowaniu systemu Kaizen pracownicy nabywaj nawyk ciągłego doskonalenia, który wykorzystują w praktyce na co dzień w swoim środowisku pracy. Pomimo, że doskonalenie
w Kaizen odbywa się małymi krokami, sam proces przynosi ogromne wyniki w dłuższej perspektywie czasowej.

Główną istotą tego podejścia jest zwiększanie świadomości oraz zaangażowanie pracowników na wszystkich szczeblach organizacji, zaczynając od kierownictwa aż po pracowników operacyjnych. Kaizen bazuje na współpracy między kierownictwem przedsiębiorstwa, a jego pracownikami, którym przyświeca wspólny cel ciągłego doskonalenia. W podejściu tym istotną rolę odgrywa pracownik, który może bezpośrednio angażować się w poprawę swojego środowiska pracy poprzez kreatywne pomysły doskonalące. Zyskuje tym samym poczucie przynależności oraz świadomość, że może przyczynić się do istotnej zmiany na lepsze.

Jak doskonalić się według Kaizen?

Kaizen opiera się na ciągłym poszukiwaniu przez pracowników możliwości do usprawniania swego miejsca pracy i sposobu jej wykonywania, co z kolei prowadzi do eliminacji niezgodności oraz minimalizacji marnotrawstwa. Polega na ciągłym negowaniu statusu quo poprzez włączenie procesu myślowego przez pracowników nawet przy bardzo monotonnych czynnościach. Przyświeca mu idea “pracuj mądrzej nie ciężej”. 

Zdroworozsądkowe podejście nie wymagające wysokich nakładów finansowych jest z powodzeniem wykorzystywane do rozwiazywania codziennych problemów występujących we wszelkiego rodzaju procesach. W tym przypadku najczęściej nie ma potrzeby stosowania wyszukanych technologii, po które z chęcią sięgają niektórzy menedżerowie licząc na szybki efekt. M. Imai twierdził, że odpowiednie utrzymywanie stanowiska pracy ogranicza pojawianie się błędów o 50%, a standaryzacja o kolejne 50% – od poprzedniego wyniku. Zwracał uwagę aby najpierw podjąć starania, aby „posprzątać dom” czyli wyeliminować marnotrawstwo i standaryzować procesy.

Powszechnie stosowanym cyklem doskonalenia w Kaizen jest cykl PDCA. Umożliwia on realizację usprawnień poprzez cztery następujące po sobie etapy, w ramach których możemy wykorzystywać dodatkowe narzędzia:

Plan – nakreśl problem, dokonaj analizy i określ cele

Do – rozwiąż problem dążąc do osiągnięcia celu,

Check – oceń czy problem został rozwiązany a cel osiągnięty

Act – standaryzuj i zapobiegaj problemom na przyszłość

Przestrzeganie tego czteroetapowego cyklu pomaga pracownikom w podążaniu właściwą drogą, a nie pójściem na skróty przy wdrażaniu pomysłów i sugestii doskonalących. Jednakże samo wdrożenie systemu Kaizen w organizacji nie jest procesem łatwym i szybkim. Wymaga rozwinięcia w pracownikach świadomości doskonalenia i nabycia odpowiedniego nawyku takiego działania. Dotyczy to zarówno pracowników operacyjnych jak i kierownictwa. Nabycie takich umiejętności przez pracowników wymaga czasu i odpowiednich szkoleń, dostosowanych do roli, którą mają pełnić w systemie ciągłego doskonalenia. To właśnie na te obszary należy przeznaczać pieniądze aby podnosić świadomość i zachęcać pracowników do wprowadzania zmian. 

Bardzo często organizacje nastawione są wyłącznie na wyniki, co zaburza nam obraz tego w jaki sposób osiągamy te rezultaty. Kierownictwo powinno zmieniać swoje nastawienie i koncentrować się na procesie. Dzięki temu właśnie przez te drobne doskonalenia procesu będziemy widzieć duże rezultaty, które przyczynią się do poprawy pracy przez długi okres czasu.

Zalety i wady Kaizen

Kaizen charakteryzuje się szeregiem zalet do którym możemy zaliczyć:

– zwiększenie świadomości oraz zaangażowania pracowników w organizacji,

– wypracowanie nowych nawyków i zdolności do wymyślania drobnych udoskonaleń,

– powszechność stosowania niezależnie od organizacji,

– eliminację marnotrawstwa,

– ciągłe doskonalenie procesów,

– brak konieczności angażowania dużych nakładów finansowych.

Jedną z wad tego systemu jest trudna do weryfikacji efektywność wdrażanych rozwiązań oraz ciągła konieczność weryfikacji i nadzorowania standardów, które najczęściej ulegają zmianie po wprowadzeniu danych rozwiązań. Często też efekty nie są natychmiastowe i musi upłynąć trochę czasu zanim pracownicy przyzwyczają się do zmian, czy to w procesie czy to na swoim stanowisku.

Kaizen

Choć Kaizen ma wiele zalet i może być powszechnie stosowany we wszystkich organizacjach chcących się doskonalić i usprawniać swoje procesy, to wcale nie jest łatwy do wdrożenia i utrzymania, jak już o tym wspomniałem. W celu zapewnienia pozytywnego odbioru tego typu inicjatywy zwłaszcza w przedsiębiorstwach, które dotychczas nie poświęcały metodzie drobnych kroków zbyt dużo czasu, należy zwrócić uwagę na następujące aspekty:

– stosować rozwinięty system szkoleń uświadamiających istotę Kaizen i pokazujących w jaki sposób każdy pracownik może ją w praktyce wykorzystać,

– w odpowiedni sposób delegować uprawnienia do podejmowania działań w zakresie Kaizen, 

– propagować pracę zespołową przy wdrażaniu rozwiązań i angażować w nią pracowników operacyjnych,

– stosować adekwatny system nagradzania zgodny z kulturą organizacyjną i uwarunkowaniami lokalnymi.