Realizując projekty  doskonalące w oparciu o cykl DMAIC, niezależnie czy to będzie projekt Six Sigma czy Lean Six Sigma, bardzo często słyszę pytanie: Jak długo powinien trwać projekt? Niektórzy uciekają się nawet do stwierdzenia, że nie ma co tego ustalać na początku, argumentując to niemożliwością przewidzenia przyszłości. No tak przewidzieć przyszłość potrafi tylko Wróżbita Maciej, ale pewnie i w tym przypadku pewnie by nie pomógł. A tak na poważnie analizując takie stwierdzenia widać, że nie stosują oni podejścia projektowego, gdyż jak wiemy, projekt powinien być określony w czasie i mieć swój początek i koniec. A tu właśnie chodzi o kiedy będzie ten KONIEC!

Zgodzę się z twierdzeniem, że ustalanie czasu trwania projektu jest trudne do oszacowania, ale przed zespołem Six Sigma stoją znaczniej trudniejsze zadania więc z tym pierwszym powinien sobie poradzić.

Wraz z nabyciem doświadczenia w realizacji projektów, szacunki te są łatwiejsze, a projekty sprawniej realizowane. 

A co na ten temat mówią dane?

Analizując projekty, które prowadziłem, byłem mentorem, wspierałem pod względem formalnym i merytorycznym, czas ten wahał się między 3-9 miesięcy. Zależał on oczywiście od szeregu czynników do których zaliczyłbym m.in.

  • typu projektu i jego poziomu,
  • zakres projektu,
  • stopnia skomplikowania problemu do rozwiązania,
  • kompetencji zespołu projektowego,
  • zapewnienia zasobów ze strony championów
  • dojrzałości organizacyjnej itp.  

Jak widać czynników jest sporo, a na dodatek nie jest to lista w pełni wyczerpująca , ale na razie musi nam wystarczyć.

Wracając do tematu czasu trwania projektów Six Sigma, oceniając projekty jako Master Black Belt widziałem dokumentację z projektów, które przekraczały swoje ramy czasowe i  trwały ponad 12 miesięcy, ale są to sytuacje raczej wyjątkowe. Tak długi czas realizacji projektów świadczy raczej o zaistnieniu szeregu problemów podczas realizacji tych projektów. Po prostu coś musiało pewnie pójść nie tak, zresztą zgodnie z prawemi Merphy’ego „ Jeśli coś może się nie udać, to się nie uda ! i generalnie przecież wszystko trwa dłużej niż myślimy!

Jakie są konsekwencje długo trwających projektów Six Sigma?

Rodzi się zatem pytanie, czy w takim wypadku są jakieś negatywne konsekwencji dłuższych projektów? Jak to mówił mi jeden z Black Beltów (…) przecież najważniejsze, że w końcu udało mu się osiągnąć cel. (…) Oczywiście to bardzo dobrze, ale na pewno zajęło mu to więcej czasu niż zaplanował, czyli efekty przyszły później i przez dłuższy czas nierozwiązane problemy generowały straty w organizacji.

Sponsorzy projektów czy też właściciele procesów także nie lubią długo trwających projektów Six Sigma. Dzieje się tak z kilku podstawowych powodów. W trakcie realizacji projektów czyli w tzw. międzyczasie mogą zmienić się warunki rynkowe, strategie biznesowe albo wymagania klienta, a czasem zanim dojdziemy do końca projektu może ich już nie być w tym przedsiębiorstwie :). Wtedy okazuje się, że projekt nie ma należytego wsparcia, biznesowego uzasadnienia czy też staje się po prostu zbędny.

Dobra praktyka

Podsumowując najlepsze praktyki przedsiębiorstw realizujących projekty Six Sigma i moje doświadczenie, wskazuję, że projekty Green Belt powinny trwać od 3 do 5 miesięcy, a projekty Black Belt 4-9 miesięcy.  A najważniejszą rzeczą jest dopasowanie zakresu projektu, jego celu i naszych możliwości do ich realizacji w konkretnym terminie. Pamiętajcie, że wcale wydłużenie tego czasu nie gwarantuje sukcesu projektu, a wręcz przeciwnie prowadzi do zwiększenia ryzyka związanego z projektem a w skrajnych przypadkach do  porzucenia projektu.

5 1 vote
Oceń ten artykuł!

Subscribe
Powiadom o
guest
2 komentarzy
Newest
Oldest Most Voted
Inline Feedbacks
View all comments
trackback

[…] i skutkuje nierzadko wydłużeniem czasu trwania projektu, a jak to już pisałem w artykule Ile powinien trwać projekt Six Sigma? zbyt długie trwanie projektu w czasie nie jest zbyt pożądane (delikatnie rzecz […]

Jola
Jola
4 miesięcy temu
Oceń ten artykuł! :
     

Świetny wpis!