Realizując projekty doskonalące w oparciu o cykl DMAIC, niezależnie czy to będzie projekt Six Sigma czy Lean Six Sigma, bardzo często słyszę pytanie: Jak długo powinien trwać projekt? Niektórzy uciekają się nawet do stwierdzenia, że nie ma co tego ustalać na początku, argumentując to niemożliwością przewidzenia przyszłości. No tak przewidzieć przyszłość potrafi tylko Wróżbita Maciej, ale pewnie i w tym przypadku pewnie by nie pomógł. A tak na poważnie analizując takie stwierdzenia widać, że nie stosują oni podejścia projektowego, gdyż jak wiemy, projekt powinien być określony w czasie i mieć swój początek i koniec. A tu właśnie chodzi o kiedy będzie ten KONIEC!
Zgodzę się z twierdzeniem, że ustalanie czasu trwania projektu jest trudne do oszacowania, ale przed zespołem Six Sigma stoją znaczniej trudniejsze zadania więc z tym pierwszym powinien sobie poradzić.
Wraz z nabyciem doświadczenia w realizacji projektów, szacunki te są łatwiejsze, a projekty sprawniej realizowane.
A co na ten temat mówią dane?
Analizując projekty, które prowadziłem, byłem mentorem, wspierałem pod względem formalnym i merytorycznym, czas ten wahał się między 3-9 miesięcy. Zależał on oczywiście od szeregu czynników do których zaliczyłbym m.in.
- typu projektu i jego poziomu,
- zakres projektu,
- stopnia skomplikowania problemu do rozwiązania,
- kompetencji zespołu projektowego,
- zapewnienia zasobów ze strony championów
- dojrzałości organizacyjnej itp.
Jak widać czynników jest sporo, a na dodatek nie jest to lista w pełni wyczerpująca , ale na razie musi nam wystarczyć.
Wracając do tematu czasu trwania projektów Six Sigma, oceniając projekty jako Master Black Belt widziałem dokumentację z projektów, które przekraczały swoje ramy czasowe i trwały ponad 12 miesięcy, ale są to sytuacje raczej wyjątkowe. Tak długi czas realizacji projektów świadczy raczej o zaistnieniu szeregu problemów podczas realizacji tych projektów. Po prostu coś musiało pewnie pójść nie tak, zresztą zgodnie z prawemi Merphy’ego „ Jeśli coś może się nie udać, to się nie uda ! i generalnie przecież wszystko trwa dłużej niż myślimy!
Jakie są konsekwencje długo trwających projektów Six Sigma?
Rodzi się zatem pytanie, czy w takim wypadku są jakieś negatywne konsekwencji dłuższych projektów? Jak to mówił mi jeden z Black Beltów (…) przecież najważniejsze, że w końcu udało mu się osiągnąć cel. (…) Oczywiście to bardzo dobrze, ale na pewno zajęło mu to więcej czasu niż zaplanował, czyli efekty przyszły później i przez dłuższy czas nierozwiązane problemy generowały straty w organizacji.
Sponsorzy projektów czy też właściciele procesów także nie lubią długo trwających projektów Six Sigma. Dzieje się tak z kilku podstawowych powodów. W trakcie realizacji projektów czyli w tzw. międzyczasie mogą zmienić się warunki rynkowe, strategie biznesowe albo wymagania klienta, a czasem zanim dojdziemy do końca projektu może ich już nie być w tym przedsiębiorstwie :). Wtedy okazuje się, że projekt nie ma należytego wsparcia, biznesowego uzasadnienia czy też staje się po prostu zbędny.
Dobra praktyka
Podsumowując najlepsze praktyki przedsiębiorstw realizujących projekty Six Sigma i moje doświadczenie, wskazuję, że projekty Green Belt powinny trwać od 3 do 5 miesięcy, a projekty Black Belt 4-9 miesięcy. A najważniejszą rzeczą jest dopasowanie zakresu projektu, jego celu i naszych możliwości do ich realizacji w konkretnym terminie. Pamiętajcie, że wcale wydłużenie tego czasu nie gwarantuje sukcesu projektu, a wręcz przeciwnie prowadzi do zwiększenia ryzyka związanego z projektem a w skrajnych przypadkach do porzucenia projektu.
Zdecydowanie zgadzam się z podejściem autora artykułu. Optymalny czas trwania projektu Six Sigma jest kluczowym aspektem. Wyważenie między dokładnością analizy a efektywnością działań jest istotne. Nie przyspieszajmy na niekorzyść jakości. Dopasujmy długość projektu do skomplikowania problemu. Wartość tkwi w wyważonym podejściu.
Projekt Six Sigma to niezłe wyzwanie dla zespołu i piszę to z własnego doświadczenia 😉 Fajnie, że ktoś w tak przystępny sposób umiał przedstawić nieodłączny element każdego projektu i wielką zagwozdkę jaka trapi wiele osób przy planowaniu, czyli ile w końcu ma trwać ten projekt? Przyjemnie się czytało 😀
Dobre planowanie jest podstawą każdego projektu! Czas trwania projektu Się Sigma powinien być dopasowany do wielu parametrów m.in. takich jak zakres projektu, cel projektu, stopień skomplikowania, kompetencje zespołu projektowego, czy też dojrzałości organizacyjnej.
Najlepsze praktyki przedsiębiorstw realizujących projekty Six Sigma i moje doświadczenie, wskazuję, że projekty Green Belt powinny trwać od 3-5 miesięcy, a projekty Black Belt 4-9 miesięcy. Co najważniejsze należy pamiętać, że wydłużenie czasu trwania projektu Six Sigma nie gwarantuje sukcesu projektu, a wręcz przeciwnie, często prowadzi do zwiększenia ryzyka związanego z jego realizacją.
Konkretnie i rzeczowo! Tutaj widać doświadczenie autora tekstu w temacie prowadzenia projektów Six Sigma.
[…] nierzadko wydłużeniem czasu trwania projektu, a jak to już pisałem w artykule Ile powinien trwać projekt Six Sigma?zbyt długie trwanie projektu w czasie nie jest zbyt pożądane (delikatnie rzecz […]
Świetny wpis!