Realizując projekty doskonalące, z wykorzystaniem metodyki Six Sigma czy też Lean Six Sigma, w pierwszej fazie cyklu DMAIC – fazie DEFINE – musimy zmierzyć się z określeniem ich zakresu. Zakres opisuje w pewien sposób ograniczenia projektu i powinien być zawarty w karcie projektu Six Sigma.
Prowadząc projekty doskonalące i dyskutując z zespołami Six Sigma, na temat zakresu projektu, zauważyłem duży brak zrozumienia jego istoty, ważności i sposobów określenia.
Czym jest zakres w projektach Six Sigma?
Przyjrzyjmy się zatem, czym jest zakres w projektach Six Sigma. Zakres określa granice, w ramach których funkcjonuje projekt, ukazuje co wchodzi w obszar zainteresowania i co jest poza nim, pod względem odpowiedzialności zespołu Six Sigma. Powinien definiować zaangażowane procesy, od ściśle określonego ich punktu początkowego do końcowego. Często określa także lokalizację (kraje, dywizje, oddziały, jednostki organizacyjne itp.), linie produktów, usługi, procesy i ich podprocesy oraz operacje i czynności, w zasięgu których porusza się projekt Six Sigma.
Zespoły projektowe często mają kłopoty z określeniem zakresu projektu. Część z nich uważa nawet, że jest to mało istotne i nie poświęca temu wiele uwagi. Najczęściej wiąże się to z tym, że zespoły nie wiedzą jak do tego podejść.
Chcą albo zbyt szczegółowo opisać zakres, albo zbyt lakonicznie, co w następstwie trwania projektu rodzi szereg nieporozumień w samym zespole, jak i we współpracy ze sponsorami i właścicielami procesów. Ta sytuacja dotyczy szczególnie zespołów rozpoczynających przygodę z projektami Six Sigma, które już w fazie inicjacji i definiowania projektu mają tendencję do dużego rozszerzenia zakresu projektu. Sądzą, że dzięki temu łatwiej osiągną cele, jednak tym sposobem sami komplikują sobie życie, wchodząc w szerokie zakresy działań i procesów.
Zakres określa granice, w ramach których funkcjonuje projekt, ukazuje co wchodzi w obszar zainteresowania i co jest poza nim, pod względem odpowiedzialności zespołu Six Sigma. Definiuje zaangażowane procesy, od punktu początkowego do końcowego. Może zawierać: lokalizacje (dywizje, kraje, jednostki organizacyjne itp.), linie produktów, typy usług.
Brak właściwego określenia zakresu i definiowanie go w sposób bardzo szeroki, to jedna z głównych przyczyn niepowodzenia projektów Six Sigma, którą obserwuję jako Master Black Belt. Bardzo często prowadzi ona, jak już wspomniałem, do wzrostu skomplikowania projektu, możliwości wystąpienia wielu nieprzewidzianych zdarzeń, w wyniku zmuszania się do działania na cudzych procesach i skutkuje nierzadko wydłużeniem czasu trwania projektu, a jak to już pisałem w artykule Ile powinien trwać projekt Six Sigma? zbyt długie trwanie projektu w czasie nie jest zbyt pożądane (delikatnie rzecz ujmując).
Na dodatek, jak wiemy z praktyki, zakres projektu ma tendencję do rozszerzania się w trakcie trwania projektu, co w zarządzaniu projektami nazywa się scope creep. W trakcie prac, wielu członków zespołu, a także sponsorzy, wpadają na pomysł, aby coś jeszcze dodać do projektu i może objąć nim kolejne operacje, procesy czy też elementy.
Ty, jako lider, Green Belt czy też Black Belt, nie powinieneś do tego dopuścić.
Powoduje to zbaczanie z objętego kierunku przez zespół i konieczność powrotu do poprzednich działań znacząco komplikując projekt Six Sigma.
Jak określić prawidłowo zakres projektu Six Sigma?
Ja stosuję 3 kroki, które ułatwiają zespołom określenie zakresu.
Po pierwsze – zastanów się, co chcesz osiągnąć, jaki problem rozwiązujesz, jakie stawiasz sobie cele i ile dajesz sobie na to czasu – to wszystko musi współgrać ze sobą i determinuje zakres projektu doskonalącego.
Po drugie – określ granice projektu, charakteryzując procesy, które on obejmie, z jasnym określeniem ich punktu początkowego i końcowego. Twoje przyszłe działania będą dotyczyć tego obszaru.Po trzecie – w ramach wybranych procesów, opisz co jest w zakresie i poza nim. Możesz tu określić lokalizacje (kraje, dywizje, oddziały, jednostki organizacyjne itp.), linie produktów, typy usług, podprocesy, operacje a nawet i czynności związane z procesem, które zarówno wchodzą w zakres lub są poza zakresem.
Dobrą praktyką podczas określania zakresu, jest wyszczególnienie konkretnego procesu lub procesów, których projekt dotyczy z określeniem punktu startowego i końcowego. Dodatkowo, można określić co jest poza zakresem projektu, wskazując dane obszary, podprocesy czy też działania, wtedy rozwiewa się wszelkie wątpliwości, związane z tym aspektem projektu.
Takie podejście precyzyjnie definiuje zakres projektu i jasno określa, co jest w nim a co poza. Zespół szybko może widzieć, które obszary będą analizowane, a które ich nie dotyczą i nie należą do odpowiedzialności zespołu.
Dlaczego zakres projektu jest tak ważny?
Wszyscy Green Belci i Black Belci pracujący ze mną, wiedzą, jak duży nacisk kładę na kartę projektu i odpowiednie otwarcie projektu.
Jednym z głównych elementów danego projektu, który szeroko dyskutuję i komunikuję, zarówno zespołowi, jak i sponsorom oraz pozostałym interesariuszom, jest zakres projektu. To on tak naprawdę determinuje pozostałe elementy projektu Six Sigma i mam nadzieję, że również Was do tego przekonałem!
Dobrze określony i zaakceptowany przez wszystkich zakres, przyczyni się też do niwelacji wszelkich negatywnych zjawisk, związanych z brakiem zrozumienia jego istoty i możliwości jego rozszerzania w trakcie trwania projektu.
Bardzo cenne wskazówki dotyczące określania zakresu projektu Six Sigma. Ważne jest, że artykuł nie tylko opisuje problem, ale również wskazuje, że zespoły projektowe często borykają się z wyzwaniem określenia zakresu projektu
Cenny artykuł! Określenie zakresu projektu w metodyce Six Sigma jest kluczowe dla osiągnięcia celów i efektywnego zarządzania procesami. Ten artykuł podkreśla ważność tego kroku i skupia uwagę na kluczowych aspektach, które warto wziąć pod uwagę.
Fajny wpis 🙂 Ciekawie ujęty temat. Czekam na kolejne artykuły
[…] proces i realizując projekt SIX SIGMA czy też Lean Six Sigma, prowadzi się go przechodząc przez odpowiednie fazy. Najpopularniejszym […]
Zgadzam się w 100% – karta projektu i jej aprobata to must have kazdego projektu 🙂
Zasadniczo zgadzam się ze wszystkim, o czym wspomniałeś. Myślę jednak, że oprócz zakresu projektu ważne jest, żeby każdy członek teamu był odpowiedzialny za powierzone mu zadania. Nie wykraczał poza swoje kompetencje, kiedy nie jest to konieczne, bo starcia personalne często prowadzą do nieporozumień, co skutkuje odkładaniem projektu w czasie lub jego zakończeniem (i to niezbyt pozytywnym…) pozdrawiam
wydawać by się mogło, że oczywiste rzeczy – jednak kiedy zakres leży, to nie ma szans pociągnąć projektu dalej… sama wiem jakie to trudne, mój jeden projekt z tego powodu omal się nie wyłożył.
Fajnie, że ktoś zwrócił uwagę na tak istotne rzeczy. Nie dajmy się zaprowadzić w ślepy zaułek zarówno z zakresem jak i harmonogramem