Cel w projekcie – ustal, dokąd zmierza zespół i co chce osiągnąć

Ustalanie celu? Przecież to prosta sprawa – pewnie wiele razy tak myślałeś. Może i nie jest to zbytnio skomplikowany proces, gdy dotyczy to wyjścia do kina i wyboru filmu, ale jeśli już mowa o ważnych kwestiach życiowych, czy też realizacji konkretnego projektu realizowanego zespołowo w przedsiębiorstwie, wtedy powinieneś być bardziej czujny.

Jak pewnie wiesz, aby efektywnie wykorzystywać swój cenny czas, każde działanie, którego się podejmiesz powinno mieć swój cel. Dopiero, gdy go ustalisz, będziesz mógł konsekwentnie do niego dążyć, a po jego osiągnięciu będziesz mógł ocenić, czy byłeś w swych poczynaniach skuteczny i czy robiłeś to w efektywny sposób. To samo dotyczy celów ustalonych przez zespoły projektowe.

Jednym z podstawowych elementów w początkowym procesie definiowania projektów, jest określenie ich celów. Zespoły projektowe często mają duże trudności z ich formułowaniem. Pozwólcie, że przedstawię kilka przykładów, z którymi spotkałem się, pracując z różnymi zespołami w projektach doskonalących produkcję i usługi.

Oto jak formułowały one swoje cele:

• Poprawić jakość procesu
• Zwiększyć zadowolenia klienta
• Skrócić czas wysyłki towaru
• Wyeliminować scrap
• Wprowadzić standaryzację
• Zatrudnić dwie dodatkowe osoby do procesowania

Niestety, każdy z powyższych celów jest błędnie sformułowany. Tak sformułowane cele projektu, prowadzą najczęściej do wielu nieporozumień w zespole i w mojej opinii do nieuchronnej klapy każdego projektu. Niestety, przy tak sformułowanych celach, nawet najlepszy zespół nie wie, co konkretnie ma osiągnąć i nie potrafi ocenić, czy po zakończeniu projektu uzyskany rezultat był satysfakcjonujący. Dodatkowo, bardzo często zdarza się, że niewłaściwe sformułowane cele zawierają rozwiązania problemów, które przecież dopiero w wyniku naszych analiz projektowych mieliśmy określić i wdrożyć.

Bez odpowiednio sformułowanego celu, będziesz ciągle miotał się ze swoimi decyzjami, podejmował sprzeczne decyzje, które mogą znacząco utrudnić zrealizowanie z sukcesem całego projektu. Jak sobie z tym problemem poradzić? Pozwólcie, że przedstawię wam kilka wytycznych i zaleceń w tym zakresie.

SMART – geneza metody

SMART to metoda formułowania celów, która w swojej prostocie jest bardzo intuicyjna i dostępna dla każdego. Po raz pierwszy ów akronim, odnoszący się do osiągania celów został użyty przez George’a T. Dorana w magazynie Management Review w 1981 roku. SMART pochodzi od angielskich słów: Specific, Measurable, Achievable, Relevant i Time-bound.

Metoda SMART wzięła swoją nazwę od angielskiego słowa oznaczającego sprytny, mądry, dlatego dzięki niej możemy łatwo przeorganizować dotychczasowy sposób osiągania celów.

Co oznacza akronim SMART i jak zastosować go do formułowania celów projektów?

Poniżej przedstawię Wam wskazówki jak formułować cele projektów.

Cel powinien być konkretny i precyzyjny | Specific. Jeśli chcemy coś osiągnąć, musimy zastanowić się i jasno sprecyzować, czego dokładnie chcemy. Tylko w ten sposób jesteśmy w stanie zwiększyć szanse realizacji naszego celu, ponieważ został on przez nas wyodrębniony spośród innych celów w danym momencie. Im więcej szczegółów w nim zawrzemy, tym lepiej.
Odnosząc się do naszych złych przykładów, widzimy, że cel poprawić jakość procesu jest mało konkretny, brak mu precyzji. Co to znaczy poprawić jakość? Pewnie dla każdego coś innego. W tym przypadku, musimy zastanowić się nad charakterystykami jakości i według nich precyzyjnie sformułować ten cel, mógłby on brzmieć w ten sposób

redukcja błędów związanych ze wprowadzeniem dokumentów księgowych do systemu

lub gdy chcielibyśmy zająć się eliminacją scrap-u,

zmniejszenie ilości scrap-u na linii pras Y.

Czy brzmi to już bardziej konkretnie? Czy teraz każdy z członków zespołu wie, czym konkretnie będzie zajmował się projekt?

Cel powinien być mierzalny i wyrażony liczbowo | Measurable . Powinniśmy być w stanie określić kryterium, według którego będziemy mogli na bieżąco monitorować proces przebiegu realizacji naszego celu tak, aby móc usprawnić ewentualne nieprawidłowości. Powinniśmy także umieć określić, czy zrealizowaliśmy swój cel.

W przypadku celu „redukcja błędów związanych ze wprowadzeniem dokumentów księgowych do systemu” będziemy musieli sprecyzować jaka wielkość redukcji nas interesuje, możemy tu podać wartość docelową lub zmianę procentową, która musi nastąpić. Wtedy nasz cel brzmiałby”

redukcja błędów związanych ze wprowadzeniem dokumentów księgowych do systemu do poziomu 100 ppm

a w drugim analizowanym przypadku

zmniejszenie ilości scrap-u na linii pras Y o 50%.

Kolejne dwie cechy formułowania celu, według metodyki SMART, dotyczą jego realności i ambitności. Tutaj spotykamy się z różnymi tłumaczeniami i podejściami tego akronimu. Moim zdaniem, logiczne wydaje się formułowanie najpierw celu, który jest ambitny, a dopiero później zastanawianie się nad realnością jego wykonania.

Cel powinien być ambitny i istotny – Ambitious. Ambitność każdego celu to kwestia indywidualna, ściśle związana z naszymi aspiracjami, wiedzą i zasobami. Zatem termin ten będzie wiązał się przede wszystkim z ilością wysiłku, jaki musimy włożyć w osiągnięcie celu oraz poziomem satysfakcji, jaki pozwoli nam osiągnąć. Osiągniecie celu 100 ppm nie będzie ambitnym celem dla procesu, w którym dotychczas wynosił on 150 ppm. Jednak ambitnym celem będzie osiągniecie takiego celu – jest to poziom 5,2 Sigma – dla procesu, który dotychczas miał 10 000 ppm. Cel powinien  być dla nas swego rodzaju wyzwaniem, dającym wymierne korzyści – Po co chcę zrealizować taki cel? Czy jest mi on rzeczywiście potrzebny? 

Cel powinien być realny do osiągnięcia i akceptowalny | Realistic. To przede wszystkim świadomość naszych zasobów – materialnych (pieniądze, narzędzia) oraz niematerialnych (wiedza, umiejętności), czyli tego wszystkiego, z czego będziemy korzystać, aby osiągnąć cel.  To determinuje jego osiągalność i akceptowalność. Czy jestem w stanie w ciągu trwania projektu osiągnąć poziom 100 ppm, czy też redukcję o 50%. Czy zespół jest w stanie zaproponować takie rozwiązania, aby go uzyskać?, czy uzyska on akceptację kierownictwa, zespołu, a po wdrożeniu pozostałych pracowników lub innych interesariuszy? Za przykład niech posłuży cel związany z redukcją scrap-u o 50%, podczas gdy handlem nim zajmuje się firma żony dyrektora zakładu.

Dodatkowo należy zastanowić się, czy czasem nie lepiej rozbić cel na kilka celów pośrednich, a także czy cel nie zaburzy naszych relacji z innymi.

Cel powinien być określony w czasie | Time-bound. Ludzie mają skłonność do nieustalania konkretnego terminu wykonania jakiejś czynności, dzięki temu mogą go stale wydłużać, twierdząc, że są w trakcie jej realizacji. Często skutkuje to ociąganiem się w podejmowaniu odpowiednich działań, zmierzających do osiągnięcia celu. Ustalenie konkretnego terminu wykonania, pozwoli nam odpowiednio zorganizować naszą pracę, zmobilizuje do działania. Ustalenie daty związane jest z wieloma czynnikami.  Do kiedy muszę osiągnąć cel 100 ppm, zredukować wady o 50%? Być może termin należy przesunąć, bo moje zasoby nie pozwalają na osiągnięcie go w tak krótkim czasie? Przy ustalaniu czasu trwania projektu, należy także wziąć pod uwagę nieprzewidziane wydarzenia, które mogą opóźnić osiągnięcie celu i tak naprawdę wydłużyć projekt, np. okresy urlopowe, świąteczne, planowane przestoje itp. Termin nie może być zbyt krótki – nierealny do wykonania, ani zbyt długi – bo prowadzi do odsuwanie w czasie podjęcia konkretnych działań.

Metoda formułowania celów SMART, wzięła swoją nazwę od angielskiego słowa oznaczającego sprytny, mądry, dlatego dzięki niej możemy łatwo przeorganizować dotychczasowy sposób osiągania celów aby poprawić skuteczność i efektywność jego osiągnięcia.

Jak widać, nie potrzeba zanadto dużo wysiłku, aby w ten sposób formułować cele, a korzyści takiego postępowania są nie do przecenienia. Dzięki temu, tak sformułowane cele będą pożądanym efektem naszych wysiłków i zaangażowania, a energia w nie włożona nie pójdzie nadaremno.

Idee SMART można zinterpretować w inny ciekawy sposób. Zajrzyj na mojego facebooka: