Z dekalogu Leanowca: Po dziewiąte „Nie obwiniaj”

Eliminacja marnotrawstwa to jedna z podstawowych koncepcji Lean. Jej twórcą był jeden z pionierów jakości w Toyocie –  Taiichi Ohno (Toyota Production System). Wskazał on typowe rodzaje muda (z języka japońskiego: marnotrawstwo, strata), które mogą występować w przedsiębiorstwie produkcyjnym.

Czym właściwie jest marnotrawstwo?

Marnotrawstwo w skrócie można zdefiniować jako każdą czynność, która wymaga nakładów pracy, a nie tworzy żadnej wartości. Należy też na początku dodać, że koncepcja ta może być stosowana nie tylko w przedsiębiorstwach produkcyjnych, jak to leżało u jej podstaw w Toyocie, ale również w przedsiębiorstwach usługowych, a nawet w życiu codziennym.

Czy marnotrawstwo jest łatwo zidentyfikować?

Identyfikacja ich nie jest zbyt trudna i w zasadzie każdy pracownik może to zrobić. Odnosząc się do swojego procesu i miejsca pracy, należy zadać sobie pytanie, czy dana czynność generuje wartość dodaną (wszystko to, za co chce zapłacić klient)? Co ciekawe, już pierwsze analizy wartości dodanej wskazują zazwyczaj, że marnotrawstwo dominuje w naszym procesie, stanowiąc ponad połowę czasu, a nawet (o zgrozo) więcej, poświęcanego przez pracowników. Myślisz, że to niemożliwe? Zastanów się, jak często słyszysz od pracowników opinię, że dana czynność jest niepotrzebna? Nierzadko używają dosadnych sformułowań: „robota głupiego”, „papierologia”, „chodzenie tam i z powrotem”? To właśnie w tych czynności najczęściej tkwi marnotrawstwo, które pochłania czas, nie dając wartości dodanej.

Jakie są rodzaje marnotrawstwa? Poznaj 10 muda.

Aby cały proces analizy wartości i szukania marnotrawstw był prostszy, zdefiniowano 7 rodzajów marnotrawstwa (muda), do których należą:

– nadprodukcja,
– zbędne zapasy,
– oczekiwanie,
– zbędny ruch,
– transport,
– nadmierne przetwarzanie,
– defekty i ich naprawianie.

Podejście to było rozwijane i zidentyfikowano ósmy rodzaj marnotrawstwa, który dotyczył niewykorzystania potencjału pracowników. Przejawia się ono w przekonaniu przez kierowników, że tylko oni mają rację. Niechętnie korzystają z pomysłów swoich pracowników, uniemożliwiają im wprowadzanie zmian do procesów, delegują pracę poniżej ich kompetencji, przez co tracą szansę na wykorzystanie kreatywności swojego zespołu.

Następnie, dodano kolejne marnotrawstwo – obwinianie –  temu ostatniemu chciałbym poświęcić troszkę więcej uwagi.

Można też wyróżnić dziesiąte muda, którym są utracone korzyści. Wiąże się z możliwościami, które organizacja mogłaby uzyskać, gdyby nie poświęcała czasu na czynności, które są marnotrawstwem. Mogą to być np. zlecenia od klientów, które w wyniku niskiej efektywności procesów przejmuje konkurencja. Czasem ten rodzaj marnotrawstwa kojarzony jest właśnie z utratą rynku.

Z dekalogu Leanowca: po dziewiąte „nie obwiniaj”

Obwinianie to po prostu szukanie winnych, a nie rozwiązania problemu. Zastanów się, czy stracony czas i wysiłek włożony w poszukiwanie winnych osób, jest tego wart? Czy nie lepiej po prostu poświęcić go na szukanie problemów i rozwiązań oraz wdrażanie ich w życie? Często też, w wyniku procesu szukania winnych, nawet nie znajdujemy osoby, która mogła się do problemu przyczynić, a raczej tylko „kozła ofiarnego”, którego uznajemy za winnego. Z psychologicznego punktu widzenia, obwinianie to obarczanie innych odpowiedzialnością za nasze złe samopoczucie czy niepowodzenie. Niestety, zwierzchnictwo kierownicze i sprawstwo, w tym zakresie często może przyczynić się do stosowania tego podejścia przez kierowników wobec swoich pracowników. Dodatkowo, bardzo często prowadzi do przeżywania nadmiernej złości. Wyrażona, może doprowadzić do kłótni, tłumiona zaś, zwykle powoduje gromadzenie się napięcia. Najczęściej nieuniknione jest wtedy powstawanie konfliktów, które rodzą się wówczas, gdy osoby mają różny punkt widzenia na daną sprawę.

Kolejne niebezpieczeństwo to fakt, że obwiniając kogoś, umieszczamy przyczyny naszego samopoczucia w innych ludziach. Jaki tu jest haczyk? Niestety, wtedy możemy przyjąć, że rozwiązanie problemu również leży poza nami – bo skoro to ICH wina, że coś poszło nie tak, to ONI mają wszystko naprawić, czy też się zmienić, żebym przestał tak się czuć. To z kolei może prowadzić do nierealistycznych oczekiwań wobec innych i konfliktów z nimi.

Dlaczego obwiniamy?

Łatwiej nam wtedy spojrzeć na samego siebie w lustrze, zwiększamy swoje poczucie własnej wartości. Czasami jednak wystarczy trochę empatii i spojrzenie na sprawę z perspektywy drugiego człowieka, aby powstrzymać się od obwiniania.

Co więc zrobić, by nie obwiniać?

• Przede wszystkim, oddziel problem od osoby, mów o problemie, konkretnym zachowaniu, odnoś się do konkretnej sytuacji, a nie mów jaka jest dana osoba.
• Nie stosuj nadmiernych uogólnień, bądź konkretny, jasno komunikuj zaistniałe problemy i nie wracaj do przeszłości („a u was znów opóźnienia”, ,,zawsze coś musicie zepsuć”).

Bądź lean! Nie szukaj winnych, szukaj rozwiązania!

W literaturze przedmiotu można znaleźć też dodatkowe kategorie strat, lista ta nie jest zamknięta. Te 9 głównych strat możesz rozszerzać w zależności od branży, czy też specyfiki przedsiębiorstwa. Jednak skupienie się na nich, jest, zwłaszcza w początkowej analizie marnotrawstwa, pewnym ułatwieniem.

Lean to przede wszystkim zaangażowanie każdego pracownika w identyfikację i eliminację marnotrawstwa. Skup się na maksymalizacji wartości dodanej i stań się lean.